Trackforce Product Updates & New Features

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Optimizar El Proceso de Verificar Visitantes Sin Peligro Antes de Visitar un Sitio

Para..

The Trackforce Team

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Actualizaciones Recientes para diciembre

 

 

Optimizar El Proceso de Verificar Visitantes Sin Peligro Antes de Visitar un Sitio

Para optimizar el proceso de verificar visitantes, la plataforma GuardTek ahora permite a los supervisores cargar una lista de visitantes que han confirmado antes de visitar un sitio.

Este proceso asegura la seguridad de su equipo que trabaja remotamente para mantener requisitos físicos.

Los usuarios pueden cargar la lista de visitantes que han confirmado usando el formato de archivo Excel o CSV.

 

 

Mantenga Conformidad Con Mejor Administración de los Turnos y Descansos de sus Guardias

En esta última actualización de GuardTek, los clientes pueden administrar la duración de los descansos de trabajo obligados, incluyendo específicamente el periodo de tiempo del descanso obligado. Esta actualización incluye:

Mejor Administración de Los Turnos y Descansos de sus Guardias
● Un temporizador que impide a los guardias de seguridad a continuar su trabajo antes de terminar el descanso.
● Una justificación que permite a los guardias a terminar su descanso temprano solamente durante una emergencia.


Cuando los guardias empiezan o terminan sus turnos
Cuando los guardias empiezan o terminan sus turnos, los supervisores pueden configurar un reporte de actividad “Iniciar el Turno y Finalizar el Turno” que está disponible para usar en Post o m-Post.

 

 

Mejorar a los Canales de Push-to-Talk (PTT) y La Habilidad de Cargar Fotos

Push-to-Talk

Nosotros sabemos que Push-to-Talk (PTT) es un método de comunicación esencial para los clientes; por eso en mantener canales múltiples, nosotros hemos añadido para los usuarios la capacidad de seleccionar un canal por defecto.

Push-to-Talk (Usuarios del Dispositivo Sonim XP 8)

Para usuarios del dispositivo Sonim XP 8, ahora puede usar el botón físicamente para usar Push-to-Talk.

Aceder Fotos de la Galería del Dispositivo

Cuando quiere aceder fotos de la galería del dispositivo, los usuarios ahora tienen la opción de seleccionar fotos en la galería. Esta opción puede ser habilitada desde las configuraciones de cuenta.

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December Product Update

 

 

Safely Optimize Your Visitor Pre-Screening Process

To streamline the visitor management process, the GuardTek platform will now allow supervisors to upload a list of pre-screened visitors.

This will help ensure that guards on site can maintain physical distancing requirements when processing visitors.
Users can upload a pre-screened Excel or CSV visitor list.

 

 

Stay Compliant with Better Guard Break and Shift Management

To help maintain proper guard break and shift management, this latest GuardTek enhancement allows customers to dictate mandatory guard break length, including specifying time frames. This update includes:

Guard Break Management

  • A timer that prevents guards from continuing their shift until their break is complete
  • A fail safe emergency end-break justification that will allow guards to end their break and start their shift early in the case of an emergency

 

Start and End Shift Management
When a guard starts or ends their shift, supervisors can configure the launch of a “Start Shift and End Shift” activity report for guards to complete. The “Start Shift and End Shift” activity report will be available for use in both Post and m-Post.

 

 

Enhancements to Push-to-Talk & Improvements to Photo Upload Usability

Push-to-Talk (All Users)
We know that Push-to-Talk is an essential communication method for our clients; that’s why in managing multiple channels, we’ve added the ability for users to select a default channel.

Push-to-Talk (Sonim XP 8 Users)
For users of the Sonim XP 8 device, the physical button is now enabled Push-to-Talk.

Upload Photos from Phone Gallery
Users can now select photos from the phone’s gallery to attach in any report. This option can be enabled and disabled in the GuardTek platform’s account setting.

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Crea un Caso de Investigación para Incidentes, Rondas, Informes y Más

Hemos incorporado una forma de que los usuarios puedan configurar informes de investigación para asuntos abiertos o pendientes que requieran de más revisión. Los usuarios podrán crear un caso al vincular entre sí ítems del registro, para generar una vista general que abarca todo el caso.

Entre los mencionados ítems de registro se encuentran los siguientes:

  • El informe de incidentes original
  • Información de la ronda de guardia
  • Informes de respuestas
  • Información del turno del guardia durante el incidente
  • Información de los visitantes
  • Y más

Los usuarios con la configuración de permisos adecuada podrán crear un caso nuevo o agregar un ítem a un caso abierto, seleccionando los ítems desde la página de registro. Una vez que los ítems están vinculados a un caso, todos los usuarios podrán ver un icono de "enlace" para indicar que está conectado a un caso.

Al momento de revisar un informe, los usuarios podrán visualizar una tabla nueva que muestra todos los ítems vinculados a ese caso.

Al hacer clic en cada ítem vinculado, se abrirá un cuadro de información.

Los usuarios también tendrán acceso a un historial de casos, en donde se muestra en detalle qué usuario vínculo o desvinculó casos y cuándo ocurrió eso.

Beneficios: Recopilación y acceso fácil a toda la información relevante de un caso desde una única ubicación centralizada.

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Configuración de Notificaciones de Correo Electrónico Dinámicas Mediante la Página de Gestión de Plantillas

Hemos creado una forma de que los usuarios reciban notificaciones de correo electrónico dinámicamente, como al momento de crear una plantilla de informes.

En la página de Gestión de Plantillas, los usuarios tendrán la opción de agregar un campo de correo electrónico a sus informes, lo que le permitirá al sistema enviar una notificación dinámica a cualquier dirección de correo incorporada, además de las notificaciones configuradas normalmente.

Nota: Esta opción está disponible para m-Post para usuarios de Android. La versión de iOS se publicará más adelante y te mantendremos informado en comunicaciones futuras. 

Beneficios: Mejora en el flujo de la comunicación entre guardias, supervisores y demás partes interesadas.

 

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Seguridad de Contraseñas para Todos los Usuarios Ahora Extendida a m-Post

 

Para darle cumplimiento a las mejores prácticas de seguridad de contraseñas, Trackforce ha implementado requerimientos de seguridad de contraseña más estrictos para todos sus usuarios tanto de Post, como de m-Post.

La seguridad de contraseñas es importante para proteger tus datos y es nuestro deseo garantizar que nuestros propios sistemas reflejen esa importancia. Esta última actualización implementa requerimientos de contraseña exigentes para todos los usuarios, sin importar su ubicación o el tamaño de la compañía.

Esta opción estará disponible para a iOS más adelante. Te mantendremos informado en comunicaciones futuras. 

Como recordatorio, algunas cosas a tener en cuenta:

  • Será obligatorio cambiar las contraseñas en periodos de 2 semanas hasta 5 años o, por defecto, cada 180 días. Se notificará a todos los usuarios, cada vez que ingresen a la aplicación y con 15 días de anticipación a la fecha límite que elijas, que deben renovar su contraseña.
  • Por defecto, NO ES POSIBLE utilizar las últimas 4 contraseñas utilizadas anteriormente (ten en cuenta que esta regla solamente se aplica desde el día de entrada en vigencia, es decir, el 20 de mayo de 2020).
  • Esto NO afectará a las conexiones al sistema que se realicen mediante una etiqueta NFC.

Beneficios: Una política de contraseñas más sólida garantiza que tus datos son más seguros y que hay menos probabilidades de que resulten afectados por una filtración de seguridad.

Si tienes alguna pregunta o deseas recibir asistencia para configurar la política de contraseñas, ponte en contacto con tu Representante de Éxito del Cliente.

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Créez un dossier d'enquête pour les incidents, les visites, les rapports et plus encore

Désormais, il est possible de configurer des rapports d'enquête sur les problèmes ouverts ou en attente qui nécessitent un examen plus approfondi. Les utilisateurs peuvent créer un cas en reliant les éléments du journal de bord pour une vue d'ensemble.

Ces éléments du journal de bord peuvent inclure:

  • Le rapport d'incident d'origine
  • Détails de la ronde de sécurité
  • Rapports de réponse
  • Détails du shift pendant l'incident
  • Détails du visiteur
  • Et plus encore

Les utilisateurs disposant d'une autorisation définie pourront créer un nouveau cas ou ajouter un élément à un cas ouvert en sélectionnant des éléments via la page du journal. Une fois les éléments liés à un cas, tous les utilisateurs verront une icône de «lien» pour indiquer sa connexion à un cas.

Lors de l'examen d'un rapport, les utilisateurs verront un nouveau tableau répertoriant tous les éléments liés à ce cas.

Cliquez sur chaque élément lié pour en voir le détail.

Les utilisateurs auront également accès à un historique des cas indiquant les utilisateurs qui ont lié ou non les cas et quand cela a été fait.

Avantage: collectez et accédez facilement à toutes les informations pertinentes sur un cas de façon centralisée.

Comme toujours, si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter votre support client désigné.

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Configurez les notifications par e-mail via la page de gestion des templates

Désormais, les utilisateurs peuvent recevoir des notifications dynamiques par e-mail comme par exemple, lors de la création d'un modèle de rapport.

Dans la page gestion des modèles, les utilisateurs auront la possibilité d'ajouter un email à leurs rapports permettant au système d'envoyer une notification à n'importe quelle adresse électronique répertoriée, en plus des notifications déjà configurées.

Remarque: Cette fonction est disponible sur m-Post pour les utilisateurs Android. La version iOS sera disponible prochainement. Nous vous tiendrons informés lors d'une future communication.

Avantage: Amélioration du flux de communication entre les gardiens, les superviseurs et les autres parties prenantes.

Comme toujours, si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter votre support client désigné.

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La politique de connexion par mots de passe sécurisée est désormais applicable aux utilisateurs de M-Post

Afin de se conformer aux meilleures pratiques de sécurité par mot de passe, Trackforce a mis en place des exigences de sécurité plus strictes pour tous ses utilisateurs Post et de m-Post.

La sécurité de vos de mots de passe est indispensable pour protéger vos données et nous faisons en sorte que nos propres systèmes le reflètent. Cette dernière mise à jour imposera des exigences de mot de passe plus strictes à tous les utilisateurs, quelle que soit la taille ou l'emplacement de l'entreprise.

Cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs d'Android pour le moment mais sera disponible sur iOS prochainement. Nous vous tiendrons informés lors d'une future communication.

Les points à clarifier:
  • Les mots de passe nécessiteront une mise à jour entre 2 semaines et 5 ans ou, par défaut, tous les 180 jours. Pendant cette période, 15 jours avant la date limite que vous avez choisie, tous les utilisateurs recevront une notification pour renouveler leur mot de passe chaque fois qu’ils se connecteront à l'application
  • Par défaut, les 4 mots de passe précédents ne PEUVENT PAS être réutilisés (notez que cette règle s’applique à partir du jour de la mise en production, à savoir le 20 Mai 2020)
  • Cette mise à jour N'IMPACTE PAS la connexion NFC

Remarque: la nouvelle politique de mot de passe pour iOS sera bientôt disponible. Nous vous informerons de la date exacte  prochainement.

Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide pour configurer votre politique de mot de passe, veuillez contacter votre représentant client.

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Create an Investigative Case for Incidents, Tours, Reports, and More

We’ve created a way for users to set up investigative reports on open or pending issues that require further review. Users can create a case by linking logbook items together to establish an overarching case overview.

These logbook items can include:

  • The original incident report
  • Guard tour details
  • Response reports
  • Guard shift details during the incident
  • Visitor details
  • And more

Users with set permission will be able to create a new case or add an item to an open case by selecting items via the logbook page. Once items are linked to a case, all users will see a link icon to indicate its connection to a case.

blog 3 ss 1

When reviewing a report, users will see a new table listing all of the linked items in that case.

Clicking on each linked item will open a details box.

Blog 3 ss 2

Users will also have access to a case history detailing who linked or unliked cases and when it was done so.

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Benefit: Easily collect and access all relevant case information in one centralized location.

Should you have any questions regarding this update, please contact your Customer Success Representative.

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Configure Dynamic Email Notifications via the Template Management Page

We’ve created a way for users to dynamically create email notifications as when creating a report template.

In the Template Management page, users will have the option to add an email field to their reports which will allow the system to dynamically send a notification to any email address listed, in addition to the notifications that are normally set up.

Note: This feature is available on m-Post for Android users. iOS version will be released at a later time. We will keep you informed in a future communication. 

Benefit: Improved flow of communication between guards, supervisors and other stakeholders.

Should you have any questions regarding this update, please contact your Customer Success Representative

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