Trackforce Product Updates & New Features

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Tenemos un nuevo diseño para el Selector de Fecha en el Libro de Registro, lo que les permite a..

Configurez les notifications par e-mail via la page de gestion des templates

Désormais, les utilisateurs peuvent recevoir des notifications dynamiques par e-mail comme par exemple, lors de la création d'un modèle de rapport.

Dans la page gestion des modèles, les utilisateurs auront la possibilité d'ajouter un email à leurs rapports permettant au système d'envoyer une notification à n'importe quelle adresse électronique répertoriée, en plus des notifications déjà configurées.

Remarque: Cette fonction est disponible sur m-Post pour les utilisateurs Android. La version iOS sera disponible prochainement. Nous vous tiendrons informés lors d'une future communication.

Avantage: Amélioration du flux de communication entre les gardiens, les superviseurs et les autres parties prenantes.

Comme toujours, si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter votre support client désigné.

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La politique de connexion par mots de passe sécurisée est désormais applicable aux utilisateurs de M-Post

Afin de se conformer aux meilleures pratiques de sécurité par mot de passe, Trackforce a mis en place des exigences de sécurité plus strictes pour tous ses utilisateurs Post et de m-Post.

La sécurité de vos de mots de passe est indispensable pour protéger vos données et nous faisons en sorte que nos propres systèmes le reflètent. Cette dernière mise à jour imposera des exigences de mot de passe plus strictes à tous les utilisateurs, quelle que soit la taille ou l'emplacement de l'entreprise.

Cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs d'Android pour le moment mais sera disponible sur iOS prochainement. Nous vous tiendrons informés lors d'une future communication.

Les points à clarifier:
  • Les mots de passe nécessiteront une mise à jour entre 2 semaines et 5 ans ou, par défaut, tous les 180 jours. Pendant cette période, 15 jours avant la date limite que vous avez choisie, tous les utilisateurs recevront une notification pour renouveler leur mot de passe chaque fois qu’ils se connecteront à l'application
  • Par défaut, les 4 mots de passe précédents ne PEUVENT PAS être réutilisés (notez que cette règle s’applique à partir du jour de la mise en production, à savoir le 20 Mai 2020)
  • Cette mise à jour N'IMPACTE PAS la connexion NFC

Remarque: la nouvelle politique de mot de passe pour iOS sera bientôt disponible. Nous vous informerons de la date exacte  prochainement.

Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide pour configurer votre politique de mot de passe, veuillez contacter votre représentant client.

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Create an Investigative Case for Incidents, Tours, Reports, and More

We’ve created a way for users to set up investigative reports on open or pending issues that require further review. Users can create a case by linking logbook items together to establish an overarching case overview.

These logbook items can include:

  • The original incident report
  • Guard tour details
  • Response reports
  • Guard shift details during the incident
  • Visitor details
  • And more

Users with set permission will be able to create a new case or add an item to an open case by selecting items via the logbook page. Once items are linked to a case, all users will see a link icon to indicate its connection to a case.

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When reviewing a report, users will see a new table listing all of the linked items in that case.

Clicking on each linked item will open a details box.

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Users will also have access to a case history detailing who linked or unliked cases and when it was done so.

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Benefit: Easily collect and access all relevant case information in one centralized location.

Should you have any questions regarding this update, please contact your Customer Success Representative.

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Configure Dynamic Email Notifications via the Template Management Page

We’ve created a way for users to dynamically create email notifications as when creating a report template.

In the Template Management page, users will have the option to add an email field to their reports which will allow the system to dynamically send a notification to any email address listed, in addition to the notifications that are normally set up.

Note: This feature is available on m-Post for Android users. iOS version will be released at a later time. We will keep you informed in a future communication. 

Benefit: Improved flow of communication between guards, supervisors and other stakeholders.

Should you have any questions regarding this update, please contact your Customer Success Representative

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Password Security for all Users Now Extended to m-Post

In complying with password security best practices, Trackforce introduced more strict password security requirements for all its users of both Post and m-Post.

Password security is important to protect your data and we want to ensure that our own systems reflect this. The latest update will enforce strong password requirements to all Android users regardless of company size or location. 

This feature is for Android users only for now but will be available on iOS at a later time. We will keep you informed in a future communication. 

As a reminder, There are few things to keep notice:

  • Passwords will require to be changed between 2 weeks and 5 years or by default every 180 days. 15 days prior to the deadline you have chosen, all users will be notified to renew their password each time they log into the application
  • By default, the 4 passwords previously used CANNOT be used again (note that this rule only applies from the day it is put in production, i.e., May 20, 2020)​
  • This does NOT impact connecting to the system via NFC badge

Benefit: A stronger password policy ensures your data is more secure and less likely to be compromised by a security breach.

Should you have any questions or require help in setting up a password policy, please contact your Customer Success Representative.

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Implementación de Requerimientos de Seguridad de Contraseñas para Todos los Usuarios

A fines de darle cumplimiento a las muy necesarias prácticas de seguridad de contraseñas para proteger tus datos sensibles, es imperativo que nos aseguremos de que nuestros clientes cuentan con el mayor nivel de seguridad.

La seguridad de contraseñas es importante para proteger tus datos y apuntamos a garantizar que nuestros propios sistemas reflejen esa importancia. Por esta razón, esta última actualización implementará requerimientos de contraseñas más sólidos para todos los usuarios, sin importar la ubicación o el tamaño de la compañía.

Refuerzo de una Sólida Política de Contraseñas

Debemos dejar en claro algunas partes de esta opción:

  • Será necesario cambiar las contraseñas, según tu criterio, entre cada 2 semanas y cada 5 años o, por defecto, cada 180 días. Durante los 15 días anteriores a la fecha límite elegida, todos los usuarios recibirán una invitación a renovar su contraseña cada vez que ingresen a la aplicación
  • Por defecto, no será posible utilizar las 4 contraseñas anteriores(tenga en cuenta que esta regla se aplica desde el 20 de mayo de 2020)​
  • Esta actualización NO afecta a las conexiones de etiquetas NFC

Cómo Establecer la Política Oficial de Contraseñas de Tu Compañía

Dentro de GuardTek, ingresa a Configuración de la Cuenta y selecciona la Pestaña de Configuración de Seguridad. Por encima del área de autenticación de dos factores, verás el sector de configuración de la política de contraseñas de tu compañía.

Nota: Es posible actualizar las contraseñas tanto online como a través de m-Post (para los dispositivos móviles). Si tus usuarios utilizan etiquetas NFC para ingresar a m-Post, no notarán ningún cambio.  Para mantenerte informado, 15 días antes de la fecha oficial de renovación te ofreceremos renovar tu contraseña con cada conexión a Post y m-Post

Beneficios

  • Una política de contraseñas más sólida garantiza que las posibilidades de que tus datos se vean comprometidos debido a una filtración de seguridad serán menores.

Apuntamos a ofrecer soluciones que sean seguras para ti y para tus clientes. Comprendemos que éste es un cambio grande, pero a pesar de ello, al momento de combatir los potenciales riesgos para los datos, nos tomamos la seguridad de tu compañía y tu información muy en serio.

Nota: pronto publicaremos la nueva política de contraseñas para la versión iOS. Te informaremos de la fecha exacta en una comunicación próxima.

Si tienes alguna pregunta o necesitas asistencia para configurar la política de contraseñas, ponte en contacto con tu Representante de Éxito de Cliente dedicado.

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Renforcement de la sécurité des mots de passe pour tous les utilisateurs

Afin de se conformer aux meilleures pratiques de sécurité par mot de passe, Trackforce a mis en place des exigences de sécurité plus strictes pour tous ses utilisateurs.

La sécurité de vos de mots de passe est indispensable pour protéger vos données et nous faisons en sorte que nos propres systèmes le reflètent. Cette dernière mise à jour imposera des exigences de mot de passe plus strictes à tous les utilisateurs, quelle que soit la taille ou l'emplacement de l'entreprise.

Renforcez votre politique de mot de passe

Les points à clarifier:

  • Les mots de passe nécessiteront une mise à jour entre 2 semaines et 5 ans ou, par défaut, tous les 180 jours. 15 jours avant la date limite que vous avez choisie, tous les utilisateurs recevront une notification pour renouveler leur mot de passe chaque fois qu’ils se connecteront à l'application
  • Par défaut, les 4 mots de passe précédents ne PEUVENT PAS être réutilisés ​(notez que cette règle s’applique à partir du jour de la mise en production, à savoir le 20 Mai 2020)​
  • Cette mise à jour N'IMPACTE PAS la connexion NFC

Comment mettre en place votre politique de mot de passe

Dans GuardTek, accédez aux Paramètres du Compte et sélectionnez l'onglet Configuration de la Sécurité. Au-dessus de la zone d'authentification à deux facteurs, vous pourrez configurer votre politique de mot de passe.

Remarque: les mots de passe peuvent être mis à jour en ligne et via m-Post (appareils mobiles). Si vos utilisateurs utilisent des badges NFC pour se connecter à m-Post, rien ne changera. 15 jours avant la date de renouvellement officielle, nous vous proposerons de renouveler votre mot de passe à chaque connexion sur Post et m-Post.

Avantage

  • Une politique de mot de passe plus stricte garantit que vos données sont plus sécurisées et moins susceptibles d'être compromises par une faille de sécurité.

Nous comprenons que cette nouvelle mesure est un grand pas à franchir; cependant, lorsqu’il s’agit de la protection de vos données, nous prenons la sécurité de votre entreprise et de vos informations très au sérieux.

Remarque: la nouvelle politique de mot de passe pour iOS sera bientôt disponible. Nous vous informerons de la date exacte  prochainement.

Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide pour configurer votre politique de mot de passe, veuillez contacter votre représentant client.

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Enforcing Password Security Requirements for All Users

In complying with password security best practices, Trackforce introduced more strict password security requirements for all its users.

Password security is important to protect your data and we want to ensure that our own systems reflect this. The latest update will enforce stronger password requirements to all users regardless of company size or location.

Reinforcing a Strong Password Policy

There are few things to keep in mind:

  • Passwords will require to be changed between 2 weeks and 5 years or by default every 180 days. 15 days prior to the deadline you have chosen, all users will be notified to renew their password each time they log into the application
  • By default, the 4 passwords previously used CANNOT be used again (note that this rule only applies from the day it is put in production, i.e., May 20, 2020)​
  • This does NOT impact connecting to the system via NFC badge

How to Establish Your Company’s Official Password Policy

In GuardTek, navigate to Account Settings and select the Security Setup Tab. Above the two-factor authentication section, you will see a place for setting up your company’s password policy.

Note: Passwords may be updated both through the online portal and m-Post (mobile devices). If your users use NFC badges to login to m-Post, nothing will change.  15 days before the official renewal date, we will offer to update your password with each connection on Post and m-Post.

Benefit

  • A stronger password policy ensures your data is more secure and less likely to be compromised by a security breach.

We understand this is a big step to take; however, when combating a potential threat to your data, we take the security of your business and your information very seriously.

Note: the new password policy will be released soon for the iOS version. We will inform you of the exact date shortly.

Should you have any questions or require help in setting up a password policy, please contact your Customer Success Representative.

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Ahora los Supervisores Pueden Escuchar e Interrumpir Llamadas de Push-to-Talk

Push-to-Talk es una de las opciones más utilizadas por nuestros clientes. En un esfuerzo para hacer más productivas las llamadas, ahora es posible que un supervisor escuche e interrumpa conversaciones de Push-to-Talk.

Interrupción Manual de una Llamada Activa

El usuario, por ejemplo un supervisor de un sitio, tendrá la opción de interrumpir a otros en llamadas de Push-to-Talk, lo que les permitirá mantener a las llamadas productivas y en buen camino. Esta nueva opción les ofrece a los supervisores opciones de escucha y la prioridad en el canal para impartir instrucciones de forma clara a todo el grupo sin preocuparse por recibir interrupciones. Disponible en m-Post y mediante la característica de Push-to-Talk del Centro de Comando de GuardTek.

Cómo Utilizar Esta Opción

  • Si necesitas ayuda para activar esta opción, por favor ponte en contacto con un representante de soporte al cliente.
  • Una vez activada la opción, el usuario autorizado podrá imponerse en una llamada/canal, aun cuando ya esté hablando una persona.
  • En m-Post, el supervisor puede simplemente presionar el botón Push-to-Talk para imponer su llamada.  
  • Cuando un usuario autorizado se impone en una llamada, el usuario que fue interrumpido podrá escuchar a esa persona y también ver el nombre del usuario que habla.

NOTA: Si hablan a la vez distintos usuarios con autorización para imponer su llamada, tendrá prioridad el primer usuario autorizado hasta que se deje de pulsar el botón para hablar.

Beneficios de la Opción

  • Los supervisores tendrán un control más estricto sobre las llamadas Push-to-Talk, lo que les permitirá interrumpir rápidamente una conversación entre guardias.

Modo de Escucha de Llamadas

Este agregado a la opción de Push-to-Talk les permite a los supervisores crear un “canal de supervisión” para escuchar de forma anónima distintos canales seleccionados. El canal de supervisión puede utilizarse para escuchar otros canales e identificar quién está hablando y desde qué canal lo hace. Cuando el supervisor deba interrumpir una llamada activa en un canal, podrá hacerlo e imponerse en la conversación (si está autorizado).

Configuración de un Canal de Supervisión

  • Ir a Configuración > Configuración de Cuenta
  • Clic sobre “Push-to-Talk”
  • Clic sobre “Agregar Canal”
  • Ingresar el nombre del canal y marcar la casilla “Canal de Supervisión”
  • Una vez agregados, todoslos canales disponibles aparecerán debajo del canal creado. 
  • Marcar y desmarcar los canales que serán agregados al Canal de Supervisión.
  • Una vez seleccionados los canales deseados, clic sobre el icono de guardar para guardar el canal. 
  • Una vez completado este paso, los canales seleccionados estarán disponibles en el Centro de Comando.
  • Para escuchar un canal, simplemente seleccionar el canal.

Beneficios

  • Los supervisores pueden escuchar las llamadas de Push-to-Talk de los guardias, para asegurarse de que las conversaciones sean productivas y profesionales.

Como siempre, si tienes alguna pregunta, no dudes en contactar a tu Especialista en Soporte al Cliente designado.

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iOS: Gestiona Códigos de Barra y QR para Etiquetas de Rondas, Informes y Alertas Rápidas

Los usuarios de iPhone pueden ahora gestionar fácilmente las etiquetas de rondas, informes y alertas rápidas simplemente utilizando la opción de código de barras en m-Post para iOS. Ahora, cuando los usuarios ingresen a la página de inicio de m-Post, verán un nuevo botón en el menú inferior que les permitirá escanear un código de barras o QR para visualizar los informes, entradas de DAR y etiquetas de ronda adjuntos correspondientes. Los usuarios también podrán utilizar un código de barras o QR para asignar etiquetas de ronda.

El escaneo de un código de barras o QR disparará las siguientes acciones:

  • Informes: Abre el informe asociado.
  • Etiqueta de Ronda: Abre automáticamente la ronda mientras que también marca la etiqueta como verificada.
  • Entrada de DAR: Abre la entrada de DAR asociada.

Agregar una Etiqueta o Activo

Dentro del menú lateral izquierdo de iOS, ahora los usuarios tienen la opción de seleccionar “Agregar Etiqueta” al sistema.

NOTA: El ítem de menú “Agregar Etiqueta” está disponible solamente para aquellos usuarios que cuenten con la autorización o permiso “SETTINGS_TAGS” iniciados.

Al seleccionar “Agregar Etiqueta”, los usuarios podrán optar entre etiqueta NFC o código QR. La opción de código QR les permite a los usuarios escanear los ítems de tanto un código de barras como un código QR.

Una vez escaneados, los usuarios podrán ingresar detalles de este código o etiqueta. Para revisar el código o etiqueta escaneado, se mostrará automáticamente la referencia en el campo “Referencia”.

ADVERTENCIA: Al seleccionar nuevamente la opción “Escanear” (luego de ya haber escaneado un ítem), el usuario podrá escanear otra etiqueta. Al hacerlo, la etiqueta escaneada anteriormente será descartada.

Al seleccionar “Guardar”, la etiqueta escaneada se envía a GuardTek y queda almacenada bajo su nombre en la página de “Gestión de Etiquetas”. Dentro de “Gestión de Etiquetas”, los usuarios podrán asociar la etiqueta o activo escaneados con ítems como Informes, Etiquetas de Ronda o Entradas de DAR. 

Beneficios

  • Los usuarios pueden rastrear y gestionar etiquetas y otros activos con facilidad, agregándolos rápida y eficientemente al sistema de GuardTek, lo que evita potenciales errores humanos.

Como siempre, si tienes alguna pregunta, no dudes en contactar a tu Especialista en Soporte al Cliente designado.

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