Trackforce Product Updates & New Features

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Hemos incorporado una forma de que los usuarios puedan configurar informes de investigación para..

Renforcement de la sécurité des mots de passe pour tous les utilisateurs

Afin de se conformer aux meilleures pratiques de sécurité par mot de passe, Trackforce a mis en place des exigences de sécurité plus strictes pour tous ses utilisateurs.

La sécurité de vos de mots de passe est indispensable pour protéger vos données et nous faisons en sorte que nos propres systèmes le reflètent. Cette dernière mise à jour imposera des exigences de mot de passe plus strictes à tous les utilisateurs, quelle que soit la taille ou l'emplacement de l'entreprise.

Renforcez votre politique de mot de passe

Les points à clarifier:

  • Les mots de passe nécessiteront une mise à jour entre 2 semaines et 5 ans ou, par défaut, tous les 180 jours. 15 jours avant la date limite que vous avez choisie, tous les utilisateurs recevront une notification pour renouveler leur mot de passe chaque fois qu’ils se connecteront à l'application
  • Par défaut, les 4 mots de passe précédents ne PEUVENT PAS être réutilisés ​(notez que cette règle s’applique à partir du jour de la mise en production, à savoir le 20 Mai 2020)​
  • Cette mise à jour N'IMPACTE PAS la connexion NFC

Comment mettre en place votre politique de mot de passe

Dans GuardTek, accédez aux Paramètres du Compte et sélectionnez l'onglet Configuration de la Sécurité. Au-dessus de la zone d'authentification à deux facteurs, vous pourrez configurer votre politique de mot de passe.

Remarque: les mots de passe peuvent être mis à jour en ligne et via m-Post (appareils mobiles). Si vos utilisateurs utilisent des badges NFC pour se connecter à m-Post, rien ne changera. 15 jours avant la date de renouvellement officielle, nous vous proposerons de renouveler votre mot de passe à chaque connexion sur Post et m-Post.

Avantage

  • Une politique de mot de passe plus stricte garantit que vos données sont plus sécurisées et moins susceptibles d'être compromises par une faille de sécurité.

Nous comprenons que cette nouvelle mesure est un grand pas à franchir; cependant, lorsqu’il s’agit de la protection de vos données, nous prenons la sécurité de votre entreprise et de vos informations très au sérieux.

Remarque: la nouvelle politique de mot de passe pour iOS sera bientôt disponible. Nous vous informerons de la date exacte  prochainement.

Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide pour configurer votre politique de mot de passe, veuillez contacter votre représentant client.

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Enforcing Password Security Requirements for All Users

In complying with password security best practices, Trackforce introduced more strict password security requirements for all its users.

Password security is important to protect your data and we want to ensure that our own systems reflect this. The latest update will enforce stronger password requirements to all users regardless of company size or location.

Reinforcing a Strong Password Policy

There are few things to keep in mind:

  • Passwords will require to be changed between 2 weeks and 5 years or by default every 180 days. 15 days prior to the deadline you have chosen, all users will be notified to renew their password each time they log into the application
  • By default, the 4 passwords previously used CANNOT be used again (note that this rule only applies from the day it is put in production, i.e., May 20, 2020)​
  • This does NOT impact connecting to the system via NFC badge

How to Establish Your Company’s Official Password Policy

In GuardTek, navigate to Account Settings and select the Security Setup Tab. Above the two-factor authentication section, you will see a place for setting up your company’s password policy.

Note: Passwords may be updated both through the online portal and m-Post (mobile devices). If your users use NFC badges to login to m-Post, nothing will change.  15 days before the official renewal date, we will offer to update your password with each connection on Post and m-Post.

Benefit

  • A stronger password policy ensures your data is more secure and less likely to be compromised by a security breach.

We understand this is a big step to take; however, when combating a potential threat to your data, we take the security of your business and your information very seriously.

Note: the new password policy will be released soon for the iOS version. We will inform you of the exact date shortly.

Should you have any questions or require help in setting up a password policy, please contact your Customer Success Representative.

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Ahora los Supervisores Pueden Escuchar e Interrumpir Llamadas de Push-to-Talk

Push-to-Talk es una de las opciones más utilizadas por nuestros clientes. En un esfuerzo para hacer más productivas las llamadas, ahora es posible que un supervisor escuche e interrumpa conversaciones de Push-to-Talk.

Interrupción Manual de una Llamada Activa

El usuario, por ejemplo un supervisor de un sitio, tendrá la opción de interrumpir a otros en llamadas de Push-to-Talk, lo que les permitirá mantener a las llamadas productivas y en buen camino. Esta nueva opción les ofrece a los supervisores opciones de escucha y la prioridad en el canal para impartir instrucciones de forma clara a todo el grupo sin preocuparse por recibir interrupciones. Disponible en m-Post y mediante la característica de Push-to-Talk del Centro de Comando de GuardTek.

Cómo Utilizar Esta Opción

  • Si necesitas ayuda para activar esta opción, por favor ponte en contacto con un representante de soporte al cliente.
  • Una vez activada la opción, el usuario autorizado podrá imponerse en una llamada/canal, aun cuando ya esté hablando una persona.
  • En m-Post, el supervisor puede simplemente presionar el botón Push-to-Talk para imponer su llamada.  
  • Cuando un usuario autorizado se impone en una llamada, el usuario que fue interrumpido podrá escuchar a esa persona y también ver el nombre del usuario que habla.

NOTA: Si hablan a la vez distintos usuarios con autorización para imponer su llamada, tendrá prioridad el primer usuario autorizado hasta que se deje de pulsar el botón para hablar.

Beneficios de la Opción

  • Los supervisores tendrán un control más estricto sobre las llamadas Push-to-Talk, lo que les permitirá interrumpir rápidamente una conversación entre guardias.

Modo de Escucha de Llamadas

Este agregado a la opción de Push-to-Talk les permite a los supervisores crear un “canal de supervisión” para escuchar de forma anónima distintos canales seleccionados. El canal de supervisión puede utilizarse para escuchar otros canales e identificar quién está hablando y desde qué canal lo hace. Cuando el supervisor deba interrumpir una llamada activa en un canal, podrá hacerlo e imponerse en la conversación (si está autorizado).

Configuración de un Canal de Supervisión

  • Ir a Configuración > Configuración de Cuenta
  • Clic sobre “Push-to-Talk”
  • Clic sobre “Agregar Canal”
  • Ingresar el nombre del canal y marcar la casilla “Canal de Supervisión”
  • Una vez agregados, todoslos canales disponibles aparecerán debajo del canal creado. 
  • Marcar y desmarcar los canales que serán agregados al Canal de Supervisión.
  • Una vez seleccionados los canales deseados, clic sobre el icono de guardar para guardar el canal. 
  • Una vez completado este paso, los canales seleccionados estarán disponibles en el Centro de Comando.
  • Para escuchar un canal, simplemente seleccionar el canal.

Beneficios

  • Los supervisores pueden escuchar las llamadas de Push-to-Talk de los guardias, para asegurarse de que las conversaciones sean productivas y profesionales.

Como siempre, si tienes alguna pregunta, no dudes en contactar a tu Especialista en Soporte al Cliente designado.

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iOS: Gestiona Códigos de Barra y QR para Etiquetas de Rondas, Informes y Alertas Rápidas

Los usuarios de iPhone pueden ahora gestionar fácilmente las etiquetas de rondas, informes y alertas rápidas simplemente utilizando la opción de código de barras en m-Post para iOS. Ahora, cuando los usuarios ingresen a la página de inicio de m-Post, verán un nuevo botón en el menú inferior que les permitirá escanear un código de barras o QR para visualizar los informes, entradas de DAR y etiquetas de ronda adjuntos correspondientes. Los usuarios también podrán utilizar un código de barras o QR para asignar etiquetas de ronda.

El escaneo de un código de barras o QR disparará las siguientes acciones:

  • Informes: Abre el informe asociado.
  • Etiqueta de Ronda: Abre automáticamente la ronda mientras que también marca la etiqueta como verificada.
  • Entrada de DAR: Abre la entrada de DAR asociada.

Agregar una Etiqueta o Activo

Dentro del menú lateral izquierdo de iOS, ahora los usuarios tienen la opción de seleccionar “Agregar Etiqueta” al sistema.

NOTA: El ítem de menú “Agregar Etiqueta” está disponible solamente para aquellos usuarios que cuenten con la autorización o permiso “SETTINGS_TAGS” iniciados.

Al seleccionar “Agregar Etiqueta”, los usuarios podrán optar entre etiqueta NFC o código QR. La opción de código QR les permite a los usuarios escanear los ítems de tanto un código de barras como un código QR.

Una vez escaneados, los usuarios podrán ingresar detalles de este código o etiqueta. Para revisar el código o etiqueta escaneado, se mostrará automáticamente la referencia en el campo “Referencia”.

ADVERTENCIA: Al seleccionar nuevamente la opción “Escanear” (luego de ya haber escaneado un ítem), el usuario podrá escanear otra etiqueta. Al hacerlo, la etiqueta escaneada anteriormente será descartada.

Al seleccionar “Guardar”, la etiqueta escaneada se envía a GuardTek y queda almacenada bajo su nombre en la página de “Gestión de Etiquetas”. Dentro de “Gestión de Etiquetas”, los usuarios podrán asociar la etiqueta o activo escaneados con ítems como Informes, Etiquetas de Ronda o Entradas de DAR. 

Beneficios

  • Los usuarios pueden rastrear y gestionar etiquetas y otros activos con facilidad, agregándolos rápida y eficientemente al sistema de GuardTek, lo que evita potenciales errores humanos.

Como siempre, si tienes alguna pregunta, no dudes en contactar a tu Especialista en Soporte al Cliente designado.

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La Gestión y Administración de GDPR Está Ahora Centralizada

Nuestro equipo escuchó las solicitudes de nuestros clientes con respecto a la página de Gestión de Notificaciones de GDPR y la hizo más intuitiva y ágil. Ahora los usuarios tienen acceso a la nueva pestaña de configuración de GDPR en Configuración de Cuenta para gestionar y mantener dos listas de correo para Actualizaciones de Producto y Notificaciones de Incidentes (ambas enviadas a los usuarios por Trackforce).

Cómo administrar la Gestión de Notificaciones de GDPR en GuardTek:

  • Ir a Configuración > Configuración de Cuenta
  • Clic sobre la pestaña “GDPR Comms”
  • Se mostrarán dos listas de usuarios y direcciones de correo. La primera lista es para los Destinatarios de Newsletter de Producto* y la segunda es para Destinatarios de Incidentes**.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Para agregar nuevos destinatarios a las listas o editar un contacto:

  • Clic sobre el botón “Agregar Nuevo Destinatario” en la esquina superior derecha de la tabla.
  • Los administradores de sistema cuentan con la opción de agregar una dirección de correo externa, un usuario de GuardTek o un Rol o Grupo de Usuarios predefinidos. Si se selecciona un Rol o Grupo de Usuarios, todos los usuarios con una dirección de correo activa dentro de esa lista quedarán agregados.

Beneficios

  • Una gestión clara y concisa de GDPR te ayudará a mantener fácilmente el cumplimiento con las normativas de privacidad de datos.

*La lista de Destinatarios de Newsletter de Producto mostrará inicialmente las direcciones de correo de cada supervisor.

**La lista de Destinatarios de Incidentes se mostrará vacía.

Como siempre, si tienes alguna pregunta, no dudes en contactar a tu Especialista en Soporte al Cliente designado.

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Desconexión Automática de Usuarios Inactivos de Post

Cuando los usuarios de Post están inactivos en sus computadoras móviles o de escritorio, es importante que su sesión no quede abierta, ya que otra persona podría utilizar sus dispositivos. Esto ayuda a garantizar que el sistema esté a salvo de accesos no autorizados. Los usuarios pueden ahora definir automáticamente cuándo desconectar una sesión, indicando el tiempo ocioso correspondiente (es decir, la inactividad en minutos). Siempre se mostrará a los usuarios un aviso de desconexión, previo a que ocurra la desconexión.

Para activar esta opción en Post:

  • Ir a Configuración > Gestión de Cuenta/Cliente
  • Seleccionar un cliente
  • En “Detalles del Cliente”, seleccionar “Sí” en “Desconectar al Usuario Debido a Inactividad”.
  • Ingresar la cantidad deseada de minutos antes de la desconexión (por ejemplo, “10”).

Ejemplo de visualización de aviso de desconexión en Post:

Los usuarios recibirán una notificación de Post cuando la cantidad de minutos antes de la desconexión sea menor a 1 (cuenta regresiva de 1 minuto antes de la desconexión).

 

 

 

 

 

 

 

 

Cómo Desactivar Esta Opción

Para aquellos usuarios que deban estar conectados en todo momento, como supervisores o despachadores que deben estar frente a sus pantallas en todo momento, existe una configuración para saltear la conexión automática.

Cómo modificar los permisos del usuario para saltear la desconexión automática:

  • Ir a Configuración > Derechos de Usuario
  • Seleccionar un usuario
  • Buscar el permiso de nuevo usuario “SETTINGS_USERS_PREVENT_AUTOMATIC_DISCONNECTION” y configurarlo en “Permitir”

Beneficios

  • Conserva y fortalece la seguridad del sistema.
  • Evita accesos no autorizados a la información de cliente en ausencia del guardia (por ejemplo, durante un descanso).

 Como siempre, si tienes alguna pregunta, no dudes en contactar a tu Especialista en Soporte al Cliente designado.

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Les superviseurs peuvent désormais analyser les appels push-to-talk

Push-to-Talk est l'une des fonctionnalités les plus utilisées de nos clients; afin de rendre les appels plus productifs, nous avons permis aux superviseurs d'analyser les conversations Push-to-Talk actives.

Prenez le contrôle sur un appel

Un utilisateur, tel qu'un superviseur de site, aura désormais la possibilité de communiquer avec ses équipes lors d'un appel Push-to-Talk. Cette nouvelle fonctionnalité permet aux superviseurs de surveiller les canaux pour dicter clairement les instructions à l'ensemble des équipes. Cette fonctionnalité est disponible sur m-Post et via la fonction Push-to-Talk du poste de commandement dans Guardtek.

Comment utiliser cette fonctionnalité

  • Si vous avez besoin d'aide pour activer cette fonctionnalité, veuillez contacter le support client
  • Une fois la fonction activée, l'utilisateur autorisé pourra parler sur un canal / appel même si quelqu'un d'autre parle déjà
  • Pour m-Post, le superviseur peut simplement appuyer sur le bouton Push-to-Talk pour prendre le contrôle sur un appel
  • Lorsqu'un utilisateur autorisé prend le contrôle sur un appel, l'utilisateur qui a été interrompu pourra entendre cette personne et également voir le nom de l'utilisateur qui parle

REMARQUE: Si plusieurs utilisateurs autorisés à prendre le contrôle sur un appel parlent, le premier utilisateur autorisé aura la priorité jusqu'à ce que le bouton pour parler ne soit plus sélectionné.

Avantage de la fonctionnalité

  • Le superviseur a un contrôle plus strict sur les appels Push-to-Talk, ce qui permet d'interrompre rapidement une conversation en cours entre les gardes

Scannings des appels

Cet ajout Push-to-Talk permettra aux superviseurs de créer un «canal de supervision» pour écouter anonymement plusieurs canaux sélectionnés. Un canal de supervision peut être utilisé pour surveiller d'autres canaux et suivre qui parle et à partir de quel canal. Lorsqu'un superviseur doit interrompre un appel actif, il peut prendre le relais et annuler la conversation (s'il est autorisé).

Configuration d'un canal de supervision

  • Allez dans Paramètrage> Configuration Générale
  • Cliquez sur «Push-to-Talk»
  • Cliquez sur "Ajouter un canal"
  • Saisissez un nom de canal et cochez la case «canal de supervision»
  • Une fois ajoutés, tous les canaux disponibles apparaîtront sous le canal créé
  • Maintenant, cochez et décochez les canaux qui doivent être ajoutés au canal de supervision
  • Une fois les canaux souhaités sélectionnés, cliquez sur l'icône enregistrer
  • Une fois cela fait, les canaux sélectionnés sont disponibles dans le poste de commandement
  • Pour écouter un canal, sélectionnez-le

Avantage

  • Les superviseurs peuvent surveiller les appels Push-to-Talk pour assurer que les conversations soient productives et professionnelles

Comme toujours, si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter votre support client désigné.

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iOS: gérer les codes QR et codes à barres pour les pointeaux de ronde et les rapports d’activité

Les utilisateurs d'iPhone peuvent facilement gérer les pointeaux de ronde et les rapports d’activité en utilisant la fonction de code-barres pour iOS. Désormais, lorsque les utilisateurs se connectent à la page d'accueil m-Post, ils verront un nouveau bouton dans le menu inférieur, permettant de scanner un QR ou un code-barres pour afficher le rapport d’activité ou pointeau de ronde correspondant. Les utilisateurs peuvent également utiliser un QR ou un code-barres pour attribuer des pointeaux de ronde.

La numérisation d'un QR ou d'un code-barres effectuera les actions suivantes:

  • Rapport: ouvrira le rapport associé.
  • Pointeau de ronde: ouvrira automatiquement la ronde tout en marquant le pointeau comme coché.
  • Entrée DAR: ouvrira l'entrée DAR associée.

Ajout d'un pointeau

Lors de la navigation dans le menu de gauche iOS, les utilisateurs auront désormais la possibilité de sélectionner «Ajouter un pointeau» au système.

REMARQUE: L'élément de menu «Ajouter un pointeau» n'est accessible qu'aux utilisateurs qui ont l'autorisation.

Lorsque «Ajouter un pointeau» est sélectionné, les utilisateurs choisiront entre une balise NFC ou un code QR. L'option de code QR permettra aux utilisateurs de numériser les éléments d'un QR et d'un code-barres.

Une fois numérisés, les utilisateurs peuvent remplir les détails de ce code ou de ce pointeau. Pour consulter le pointeau ou le code scanné, la référence sera automatiquement remplie dans le champ «Référence».

AVERTISSEMENT: En sélectionnant à nouveau l'option «Scan» (après avoir déjà scanné un pointeau), l'utilisateur pourra numériser un autre pointeau. Ainsi, le pointeau analysé précédemment sera supprimé.

En sélectionnant «Enregistrer», le pointeau numérisé est envoyé à Guardtek et peut être trouvé sous la page «Gestion des pointeaux». Dans «Tag Management», les utilisateurs pourront alors associer le pointeau ou l'actif numérisé à un élément tel que Rapport, Pointeau de ronde ou DAR.

Avantage

- Les utilisateurs peuvent facilement suivre et gérer les pointeaux et autres actifs en les ajoutant rapidement et efficacement au système Guardtek, en évitant les erreurs humaines potentielles.

Comme toujours, si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter votre support client désigné.

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L'administration et la gestion du RGPD sont désormais centralisées

Notre équipe a pris note des demandes de nos clients sur la page de gestion des notifications du RGPD et l'a rendue plus intuitive. Désormais, les utilisateurs qui ont accès au nouvel onglet Paramètres RGPD peuvent gérer deux listes de diffusion pour les mises à jour de produits et les rapports d'incidents (tous deux envoyés aux utilisateurs par Trackforce).

Comment manager votre gestion des notifications RGPD dans Guardtek:

  • Allez dans Paramètrage> Configuration Générales
  • Cliquez sur l'onglet « RGPD Comms»
  • Deux listes d'utilisateurs et d'adresses e-mail seront affichées; la première est destinée aux destinataires de la newsletter * et la seconde aux liste des destinataires des incidents **.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pour ajouter de nouveaux destinataires à une liste ou pour modifier un contact:

  • Cliquez sur le bouton "Ajouter un nouveau destinataire" en haut à droite du tableau
  • Les administrateurs système ont la possibilité d'ajouter une adresse e-mail externe, un utilisateur Guardtek ou un groupe d'utilisateurs ou rôle prédéfinis. Si un groupe d'utilisateurs ou un rôle est sélectionné, tous les utilisateurs qui ont actuellement un e-mail actif dans cette liste seront ajoutés.

Avantage

  • Une gestion RGPD claire et concise vous aidera à maintenir facilement la confidentialité des données

* La liste des destinataires de la newsletter produit sera pré-remplie avec l'adresse e-mail de chaque superviseur.

** Les listes de destinataires des rapports seront d’abord vides.

Comme toujours, si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter votre support client désigné.

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Déconnexion automatique des utilisateurs inactifs

Lorsque les utilisateurs de Post sont inactifs, il est important que leur session ne soit pas laissée ouverte permettant à quiconque d'utiliser leur appareil – garantissant ainsi que votre système est protégé contre tout accès non autorisé. Les utilisateurs peuvent désormais automatiquement déconnecter une session en indiquant un temps d'inactivité approprié (c'est-à-dire, l'inactivité en minutes). Un avertissement de déconnexion sera toujours affiché avant la déconnexion réelle.

Pour activer cette fonctionnalité dans Post:

  • Allez dans Paramètrage> Gestion du client / compte

  • Sélectionnez un client

  • Dans «Détails du client», sélectionnez «Oui» pour «Déconnecter l'utilisateur en raison de l'inactivité»

  • Entrez un nombre approprié de minutes avant la déconnexion (par exemple «10»)

A quoi ressemble l'avertissement de déconnexion dans Post:

Les utilisateurs recevront une notification dans Post lorsque le temps avant la déconnexion est inférieur à 1 minute (c'est-à-dire un compte à rebours d'une minute avant la déconnexion).

 

 

 

 

 

 

 

 

Comment désactiver cette fonctionnalité

Les utilisateurs qui doivent toujours être connectés, comme les superviseurs ou les dispatchers qui doivent être devant leur écran à tout moment, auront accès a un paramètre pour contourner la déconnexion automatique.

Comment modifier les droits d'un utilisateur pour contourner la déconnexion automatique:

  • Allez dans Support> Droits des utilisateurs

  • Sélectionnez un utilisateur

  • Trouvez le nouveau droit d'utilisateur "SETTINGS_USERS_PREVENT_AUTOMATIC_DISCONNECTION" et réglez-le sur "Autoriser"

Avantages

  • Maintenez et renforcez la sécurité du système
  • Empêchez l'accès non autorisé aux informations du client lorsqu'un gardien n'est pas présent (par exemple pendant une pause)

Comme toujours, si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter votre support client.

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